Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal

1. Informații generale

Prezenta Politică de confidențialitate descrie modul în care OBEN DIGITAL SERVICES S.R.L., cu sediul în Drum Garii Odai nr. 1A, Sc. B, Et. 3, Cam. 314.3, Cod poștal 075100, Loc. Otopeni, Jud. Ilfov, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2021000506033, CUI 43816542, e-mail support@contaspv.ro, în calitate de operator de date cu caracter personal, prelucrează datele cu caracter personal ale persoanelor care vizitează website-ul Contaspv.ro („Site-ul”).

Protecția datelor cu caracter personal este importantă pentru noi și ne angajăm să prelucrăm datele în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (GDPR) și legislația națională aplicabilă.

Este important de menționat că OBEN DIGITAL SERVICES SRL, în calitatea sa de furnizor de servicii, acționează atât în calitate de Operator (potrivit prezentei Politici de confidențialitate), cât și în calitate de Împuternicit, potrivit art. …… din Termeni și Condiții.

Prezenta politică descrie modul în care contaspv colectează datele, tipurile de date care vor fi colectate, prelucrate și utilizate în timpul vizitelor pe site-ul contaspv.ro, de ce sunt colectate, către cine sunt transmise și drepturile legate de acestea. Vă rugăm să citiți cu atenție această Politică.

2. Categoriile de date cu caracter personal prelucrate

2.1. Date colectate automat la vizitarea Site-ului

Atunci când vizitați Site-ul, putem colecta automat următoarele informații:

• adresa IP;
• data și ora accesării Site-ului;
• paginile vizitate pe site-ul contaspv.ro;
• durata vizitei;
• tipul dispozitivului utilizat;
• sistemul de operare;
• tipul browserului;
• identificatori cookie;
• alte date tehnice necesare funcționării Site-ului.

2.2. Date furnizate voluntar de utilizator

Dacă ne contactați prin intermediul Site-ului, completați formulare de contact sau solicitați o ofertă ori un trial, putem prelucra:

• nume și prenume;
• adresă de e-mail;
• număr de telefon;
• funcția;
• orice alte date cu caracter personal pe care ni le transmiteți voluntar.

Putem prelucra date și informații transmise de dumneavoastră prin intermediul formularelor disponibile pe site sau prin intermediul funcționalităților de comunicare electronică puse la dispoziție pe contaspv.ro.

3. Scopurile prelucrării datelor

Nu vom prelucra datele pentru care este nevoie de consimțământul dvs. Altfel, vom prelucra datele dvs. cu caracter personal în scop legitim (inclusiv pentru menținerea legăturilor cu clienții, furnizarea de actualizări și informații despre contaspv.ro) sau unde este necesar îndeplinind o cerință legală. Adițional, putem prelucra datele personale cu scopul de a intra într-o relație cu dvs. sau ca o obligație a unui contract existent.

Așadar, prelucrăm datele cu caracter personal pentru următoarele scopuri:

• administrarea, funcționarea și securitatea Site-ului;
• îmbunătățirea conținutului și funcționalităților Site-ului;
• analizarea modului în care utilizatorii folosesc Site-ul;
• comunicarea cu dumneavoastră și răspunsul la solicitările transmise;
• transmiterea de oferte sau informații despre serviciile noastre, dacă v-ați exprimat acordul;
• realizarea de statistici și analize privind utilizarea Site-ului;
• prevenirea fraudelor și protejarea securității sistemelor informatice;
• apărarea drepturilor și intereselor noastre legitime;
• pentru menținerea relației de business;
• pentru a permite comunicarea între utilizatori și reprezentanții noștri sau colaboratori (de exemplu, consultanți, contabili, suport tehnic), inclusiv prin intermediul comunicării realizate prin intermediul sistemului de mesagerie disponibil pe contaspv.ro.

4. Temeiul legal al prelucrării

Prelucrăm datele dumneavoastră în baza următoarelor temeiuri legale:

• interesul legitim al operatorului pentru asigurarea funcționării și securității Site-ului;
• consimțământul dumneavoastră, pentru cookie-uri neesențiale și comunicări de marketing;
• executarea unui contract sau efectuarea de demersuri la cererea dumneavoastră (de exemplu, atunci când solicitați o ofertă sau o demonstrație);
• îndeplinirea obligațiilor legale și contractuale – acolo unde este cazul.

5. Cookie-uri și tehnologii similare

Pentru informații detaliate privind cookie-urile utilizate, vă rugăm să consultați Politica de cookie-uri disponibilă pe Site.

Contaspv.ro utilizează tehnologii de urmărire cum ar fi cookie-uri sau etichete, pentru a înțelege modul în care vizitatorii utilizează site-ul contaspv.ro, dar și pentru a asigura funcționalitatea optimă a site-ului, pentru analizarea traficului și, după caz, pentru scopuri de marketing.

Tehnologia de urmărire ne ajută să gestionăm și să îmbunătățim gradul de utilizare a site-ului contaspv.ro, de exemplu, prin detectarea eventualelor legături dintre dispozitivul dvs. și noi în trecut (prin adresa IP) și identificarea celor mai populare secțiuni ale site-ului contaspv.ro. Pe baza unei descrieri mai detaliate a utilizării cookie-urilor, setările cookie vă ajută să gestionați preferințele acestora, inclusiv furnizarea consimțământului.

Vă puteți retrage oricând consimțământul pentru utilizarea anumitor cookie-uri folosind instrumentul menționat anterior. Când salvați setările cookie-urilor, acestea ar trebui să se aplice și vizitelor dvs. viitoare pe site-ul contaspv.ro.

Cu toate acestea, din motive tehnice, dincolo de controlul contaspv.ro, acest lucru nu poate fi garantat. De exemplu, dacă resetați browserul, ștergeți cookie-urile sau accesați site-ul contaspv.ro dintr-un alt browser sau dispozitiv, este posibil ca setările dvs. privind cookie-urile să se piardă. Pentru a respecta legile și reglementările aplicabile, trebuie să confirmați setările cookie-urilor atunci când vizitați pentru prima dată site-ul contaspv.ro.

Dacă vă aflați într-o țară în care vi se cere automat să stabiliți setările cookie-urilor, vi se va solicita să le restabiliți din nou la următoarea vizită pe site-ul nostru. În multe cazuri puteți, de asemenea, să controlați tehnologiile de urmărire utilizând browserul dvs.

Trebuie să vă asigurați că setarea browserului reflectă dorința dvs. de a fi avertizat și/sau de a accepta tehnologiile de urmărire (cum ar fi cookies), atunci când este posibil. Funcționalitățile specifice ale browserului și instrucțiunile privind modul de utilizare al acestora pot fi găsite, de obicei, în manualul sau instrumentul de ajutor al browserului.

Refuzarea sau dezactivarea tehnologiilor de urmărire poate avea ca rezultat o disponibilitate redusă a serviciilor oferite de site-ul contaspv.ro sau părți din site-ul contaspv.ro nu mai pot funcționa corect.

6. Statistici și analize

Putem utiliza informații colectate prin intermediul Site-ului pentru realizarea de analize și statistici privind utilizarea Site-ului și interesul pentru serviciile noastre.

Aceste statistici sunt realizate, de regulă, pe baza unor date agregate și nu permit identificarea directă a persoanelor fizice.

De exemplu, putem analiza:

• numărul de vizitatori ai Site-ului;
• paginile cele mai accesate;
• durata medie a vizitei;
• domeniul de activitate al companiilor interesate de serviciile noastre;
• dimensiunea companiilor (de exemplu, distribuția companiilor pe intervale de număr de angajați);
• interesul pentru anumite servicii sau funcționalități.

Aceste informații sunt utilizate exclusiv pentru îmbunătățirea serviciilor, dezvoltarea de noi funcționalități și în scopuri statistice și comerciale, fără a identifica persoane fizice individuale.

7. Destinatarii datelor

Putem divulga datele dumneavoastră către următoarele categorii de destinatari, în măsura în care acest lucru este necesar pentru funcționarea serviciilor oferite de contaspv.ro, furnizarea serviciilor sau pentru respectarea obligațiilor legale:

• furnizori de servicii IT, hosting și infrastructură cloud;
• furnizori de servicii de mentenanță și suport tehnic;
• furnizori de servicii de dezvoltare software;
• furnizori de servicii de analiză trafic și comportament utilizatori;
• furnizori de servicii de marketing, newsletter și comunicări comerciale;
• furnizori de servicii de procesare plăți și facturare;
• furnizori de servicii de securitate IT și monitorizare a sistemelor;
• furnizori de servicii de stocare date și backup;
• furnizori de servicii de comunicare (email, SMS, notificări);
• furnizori de servicii de semnătură electronică, dacă este cazul;
• consultanți ai societății (avocați, contabili, auditori, consultanți fiscali sau tehnici);
• autorități publice, instituții sau organe judiciare, atunci când avem obligația legală de a divulga datele;
• alte entități implicate în tranzacții sau reorganizări ale societății (de exemplu, în cazul unei fuziuni, achiziții, finanțări etc.).

Accesul acestor terți la date se face doar în măsura necesară pentru furnizarea serviciilor și este guvernat de obligații contractuale de confidențialitate și securitate a datelor.

Contaspv.ro permite utilizatorilor să transmită informații și documente către profesioniști sau colaboratori aleși și împuterniciți de aceștia (de exemplu, contabili, consultanți). În ceea ce privește persoanele alese în mod independent de către utilizator, prelucrarea datelor de către acestea se realizează în calitate de operatori independenți, în conformitate cu propriile politici de prelucrare a datelor.

8. Transferul datelor în afara Spațiului Economic European

În anumite situații, este posibil ca datele cu caracter personal să fie transferate către furnizori de servicii situați în afara Spațiului Economic European (SEE) (de exemplu, furnizori de servicii cloud, servicii de comunicare, servicii de analiză sau alți furnizori de tehnologie).

În cazul în care transferăm date cu caracter personal către state din afara SEE, ne vom asigura că transferul se realizează în conformitate cu legislația aplicabilă privind protecția datelor și că există garanții adecvate pentru protejarea datelor dumneavoastră.

Aceste garanții pot include, după caz:

• decizii de adecvare emise de Comisia Europeană;
• clauze contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
• alte mecanisme legale permise de legislația aplicabilă.

9. Perioada de stocare a datelor

Păstrăm datele cu caracter personal pentru o perioadă limitată, determinată de scopul pentru care au fost colectate, precum și de obligațiile legale care ne revin în calitate de operator, după cum urmează:

• datele colectate prin cookie-uri: conform Politicii de cookie-uri;
• datele din formulare de contact sau solicitări transmise: pe perioada necesară soluționării solicitării și ulterior maximum 3 ani;
• datele utilizate pentru comunicări de marketing: până la retragerea consimțământului;
• datele tehnice și logurile de securitate: între 6 luni și 2 ani;
• datele aferente relațiilor contractuale și conturilor de utilizator: pe durata executării contractului și ulterior pe o perioadă de 5 (cinci) ani;
• datele aferente facturării și plăților: pe perioada prevăzută de legislația financiar-contabilă, respectiv până la 10 ani;
• alte date: atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau pentru respectarea obligațiilor legale;
• comunicări realizate prin intermediul sistemului de mesagerie: pe perioada necesară gestionării solicitării și ulterior conform termenelor de prescripție aplicabile (de regulă 3 ani).

În anumite situații, datele pot fi păstrate pentru o perioadă mai lungă dacă acest lucru este necesar pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

La expirarea perioadelor de stocare, datele vor fi șterse.

10. Drepturile dumneavoastră

Dacă prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, beneficiați de drepturi în conformitate cu legislația privind protecția datelor, în special Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR).

Societatea poate realiza analize statistice, segmentări și profilări ale utilizatorilor, în scopul îmbunătățirii serviciilor, realizării de statistici de business și analize economice. Aceste activități nu produc efecte juridice asupra dumneavoastră și nu afectează în mod semnificativ persoanele vizate, în sensul art. 22 din GDPR. Mai multe informații regăsiți în Anexa 1 din Termeni și Condiții.

Dreptul de acces la date

Aveți dreptul de a ne solicita confirmarea faptului că prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal și, în cazul în care această prelucrare are loc, aveți dreptul de a primi informații despre prelucrările efectuate, precum și o copie a datelor cu caracter personal care fac obiectul prelucrării.

Dreptul la rectificare

Dacă datele dumneavoastră cu caracter personal sunt incorecte sau incomplete, aveți dreptul să ne solicitați rectificarea sau completarea acestora. În cazul în care comunicăm datele către terți, vom informa acei terți cu privire la rectificare, dacă acest lucru este posibil și nu implică eforturi disproporționate.

Dreptul la opoziție

Aveți dreptul să vă opuneți prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal atunci când prelucrarea se bazează pe interesul nostru legitim. Vom analiza cererea dumneavoastră și vom înceta prelucrarea dacă nu există motive legitime care să prevaleze.

Nu vă puteți opune prelucrării datelor atunci când:

• prelucrarea este necesară pentru respectarea unei obligații legale; sau
• prelucrarea este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract.

De asemenea, aveți dreptul să vă opuneți în orice moment prelucrării datelor în scop de marketing direct. Chiar dacă vă opuneți comunicărilor comerciale, este posibil să continuăm să vă transmitem comunicări administrative, notificări privind serviciile sau comunicări necesare din punct de vedere legal sau contractual.

Dreptul de a vă retrage consimțământul

În cazul în care prelucrarea se bazează pe consimțământul dumneavoastră, aveți dreptul să vă retrageți consimțământul în orice moment. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

Dreptul la restricționarea prelucrării

Aveți dreptul să ne solicitați restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră în următoarele situații:

• contestați exactitatea datelor, pentru o perioadă care ne permite verificarea acestora;
• prelucrarea este ilegală, dar nu doriți ștergerea datelor;
• nu mai avem nevoie de date, dar dumneavoastră ni le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
• v-ați opus prelucrării, pentru perioada necesară verificării dacă interesele noastre legitime prevalează.

Dreptul la portabilitatea datelor

Aveți dreptul să primiți datele dumneavoastră într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, și aveți dreptul să solicitați transmiterea acestor date către un alt operator, dacă prelucrarea se bazează pe consimțământ sau contract și este realizată prin mijloace automate.

Dreptul la ștergerea datelor

Aveți dreptul să solicitați ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal în următoarele situații:

• datele nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate;
• vă retrageți consimțământul și nu există alt temei legal pentru prelucrare;
• vă opuneți prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze;
• datele au fost prelucrate ilegal;
• ștergerea este necesară pentru respectarea unei obligații legale.

Vă rugăm să aveți în vedere că, în anumite situații, nu putem șterge datele dacă legea ne obligă să le păstrăm (de exemplu, pentru evidențe contabile sau pentru apărarea drepturilor în instanță).

Dreptul de a depune o plângere

Dacă nu sunteți mulțumit de modul în care am răspuns solicitărilor dumneavoastră, aveți dreptul să depuneți o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) sau să vă adresați instanțelor de judecată.

Exercitarea drepturilor

Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră sau pentru orice întrebări legate de prelucrarea datelor cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail: support@contaspv.ro

Pentru a putea răspunde solicitării, este posibil să vă solicităm informații suplimentare pentru confirmarea identității.

Vom răspunde solicitării dumneavoastră în termen de cel mult 30 de zile de la primirea cererii. În cazul în care solicitarea este complexă sau implică un volum mare de informații, termenul poate fi prelungit cu până la 2 luni, situație în care vă vom informa cu privire la această prelungire și motivele întârzierii.

Exercitarea drepturilor este gratuită. Cu toate acestea, în cazul unor cereri vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului repetitiv, ne rezervăm dreptul de a percepe o taxă rezonabilă sau de a refuza să dăm curs cererii, în conformitate cu legislația aplicabilă.

11. Securitatea datelor

Luăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva accesului neautorizat, utilizării necorespunzătoare, pierderii, distrugerii sau divulgării datelor.

În acest sens, implementăm măsuri precum:

• stocarea datelor pe servere securizate;
• criptarea conexiunii între utilizator și platformă (HTTPS);
• controlul accesului la date pe bază de utilizator și parolă;
• autentificare securizată în platformă;
• sisteme de back-up și recuperare a datelor;
• loguri de acces și monitorizarea accesului în sistem;
• limitarea accesului angajaților la date strict în funcție de atribuțiile de serviciu;
• obligații de confidențialitate pentru angajați și colaboratori;
• contracte cu persoane împuternicite care prelucrează datele în numele nostru (hosting, mentenanță, plăți etc.);
• audituri și verificări periodice privind securitatea sistemelor informatice;
• proceduri interne privind securitatea datelor și gestionarea incidentelor de securitate.

Datele sunt stocate utilizând infrastructură cloud furnizată de terți specializați, care respectă standarde de securitate recunoscute la nivel internațional.

În cazul în care utilizatorii aleg integrarea cu sisteme externe (de exemplu, platforme ale autorităților publice, sisteme de plăți, semnătură electronică etc.), anumite date pot fi transmise către acești furnizori, în condiții de securitate.

Responsabilitatea utilizatorilor

Securitatea datelor depinde și de modul în care utilizatorii își protejează datele de acces. Vă recomandăm:

• să utilizați parole puternice și să nu le divulgați altor persoane;
• să nu transmiteți datele de acces altor persoane;
• să vă deconectați din cont atunci când utilizați un dispozitiv public sau partajat;
• să utilizați dispozitive securizate, protejate cu antivirus și actualizări de securitate;
• să ne contactați imediat dacă suspectați acces neautorizat în contul dumneavoastră.

Incident de securitate

În cazul unui incident de securitate care poate afecta datele dumneavoastră cu caracter personal, vom lua măsurile prevăzute de legislația aplicabilă, inclusiv notificarea autorităților competente și, dacă este cazul, a persoanelor afectate.

12. Ce se întâmplă dacă nu ne furnizați datele

Furnizarea datelor cu caracter personal nu este obligatorie pentru navigarea pe site.

Cu toate acestea, pentru utilizarea anumitor funcționalități ale site-ului (de exemplu: transmiterea unui mesaj prin formularul de contact, abonarea la newsletter, solicitarea unei oferte sau crearea unui cont), este necesar să ne furnizați anumite date cu caracter personal.

Refuzul de a furniza aceste date poate avea drept consecință imposibilitatea:

• de a vă răspunde la solicitări;
• de a vă transmite informațiile solicitate;
• de a vă crea un cont;
• de a vă furniza serviciile solicitate.

În cazul în care prelucrarea datelor se bazează pe consimțământ, furnizarea datelor este voluntară, iar consimțământul poate fi retras în orice moment.

În cazul în care vă creați un cont sau solicitați acces la serviciile oferite prin intermediul site-ului, prelucrarea datelor va fi necesară pentru încheierea și executarea contractului, conform Termenilor și Condițiilor aplicabile serviciului respectiv.

13. Modificarea politicii de confidențialitate

Putem modifica această politică de confidențialitate pentru a reflecta orice modificare a legii și/sau a modului în care afacerea noastră prelucrează datele cu caracter personal.

Cea mai recentă actualizare a prezentei politici de confidențialitate privind prelucrarea datelor cu caracter personal s-a efectuat la data de 20.03.2026.

14. Date de contact

Pentru orice întrebări privind această informare sau modul în care prelucrăm datele dumneavoastră, ne puteți contacta la:

Definiții

În sensul prezentei Politici de confidențialitate, următorii termeni vor avea următorul înțeles:

• Date cu caracter personal – orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, conform Regulamentului (UE) 2016/679.
• Prelucrare – orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, stocarea, utilizarea, transmiterea, restricționarea sau ștergerea.
• Operator – persoana fizică sau juridică, de drept public ori de drept privat care stabilește scopul și mijloacele prelucrării.
• Persoană vizată – persoana fizică ale cărei date cu caracter personal sunt prelucrate.
• Împuternicit – persoana fizică sau juridică care prelucrează date cu caracter personal în numele operatorului.
• Site-ul – website-ul contaspv.ro
• Utilizator – orice persoană care accesează site-ul sau utilizează serviciile disponibile prin intermediul site-ului.
• Servicii – serviciile oferite prin intermediul site-ului.
• Profesioniști – persoane fizice autorizate sau persoane juridice (de exemplu, contabili, consultanți), împuternicit de utilizator și cu care aceștia aleg să colaboreze prin intermediul site-ului.
• Autorități publice – autorități ale statului care au dreptul legal de a solicita date.
• Cookie-uri – fișiere de mici dimensiuni stocate pe dispozitivul utilizatorului, utilizate pentru funcționarea site-ului și analiză.